Voor aanmelding en deelname aan de verkiezing Telefoniste van het jaar 2011 zijn de volgende regels van toepassing:

• Telefonisten/receptionisten kunnen zowel zichzelf aanmelden als aangemeld worden door iemand anders dan hij/zijzelf.
• De manager van de telefoniste/receptioniste wordt direct na de aanmelding op de hoogte gebracht van de aanmelding.
• Telefonisten/receptionisten die door derden aangemeld worden, ontvangen hier bericht over.
• Bij de verkiezing gaat het om telefonisten die telefoonverkeer afhandelen op ‘doorverbindniveau’, al dan niet in combinatie met receptiewerkzaamheden.
• Het aanmeldingsformulier moet volledig worden ingevuld.
• Aanmelding van telefonisten/receptionisten is alleen mogelijk in de periode van 1 augustus tot en met 30 september 2011.

• De selectie vindt plaats onder de verantwoordelijkheid van een onafhankelijke professionele jury.
• Aan de hand van mystery calls worden de genomineerden verder beoordeeld. Selectiecriteria zijn o.a. bereikbaarheid, gesprekstechniek, telefoonetiquette, klantvriendelijkheid en stemgebruik.
• Naar aanleiding van de resultaten van een 2e ronde mystery calls, aangevuld met mystery visits selecteert de jury de winnares van 2011. Zij is de telefoniste/receptioniste die in alle rondes het best gescoord heeft.
• Genomineerden kunnen zich tot en met 17 oktober 2011 terugtrekken van deelname.
• De mystery callers en visitors maken zich niet altijd als zodanig bekend, maar verifiëren wel altijd of zij de genomineerde telefoniste/receptioniste spreken/bezoeken.
• De manager van de telefoniste/receptioniste kan benaderd worden als referentie.

• Van 10 t/m 14 oktober 2011 bezoekt organisator SPARQ de genomineerden op hun werkplekken en overhandigt een attentiepakket namens de sponsoren.
• Vanaf dinsdag 18 oktober 2011 staan de genomineerden vermeld op de website.
• Op dinsdag 22 november 2011 ontvangt SPARQ alle genomineerden en hun managers op een centrale locatie in Nederland. Op deze dag wordt de Top 10 bekend gemaakt en ten slotte de Telefoniste van het jaar 2011.

• De Telefoniste van het jaar vervult een jaar lang een ambassadeursrol voor het vak telefoniste/receptioniste. Daar kunnen onder meer interviews aan diverse media, het geven van presentaties over het vak telefoniste/receptioniste en deelname aan panels toe behoren.
• De telefoniste/receptioniste die zich heeft aangemeld of wordt aangemeld, geeft toestemming voor het gebruik van zijn/haar gegevens voor communicatieve en promotionele doeleinden.
• De namen van de aangemelde telefonisten/receptionisten en de organisaties waar zij werken kunnen openbaar gemaakt worden via verschillende media.
• SPARQ heeft ervoor gekozen in alle uitingen de functienaam ‘Telefoniste’ te gebruiken, omdat dit de meest gangbare uitdrukking voor deze functie is. Bij de jurering wordt geen onderscheid gemaakt tussen mannen en vrouwen.
• SPARQ behoudt zich het recht voor telefonistes zonder opgave van reden van deelname uit te sluiten.
• Over de uitslag van de verkiezing wordt niet gecorrespondeerd.
• Dit reglement is van toepassing op alle telefonisten/receptionisten die zichzelf inschrijven of door derden worden ingeschreven voor deelname aan de verkiezing van de Telefoniste van het jaar.
• Alle deelnemers dragen zorg voor een waardige vertegenwoordiging van het vakgebied in algemene zin en de verkiezing in het bijzonder.
• Deelnemers en/of hun werkgevers onthouden zich van handelingen en uitspraken die de reputatie van de verkiezing en de titel van de Telefoniste van het jaar, alsmede SPARQ en de sponsoren kunnen schaden.
• Door acceptatie van hun nominatie verklaren telefonisten/receptionisten het ambassadeurschap voor het vakgebied in de volle breedte te aanvaarden indien hen de titel Telefoniste van het jaar wordt toegekend.
• Voor het vervullen van het ambassadeurschap zal de winnares gedurende 12 maanden belangeloos deelnemen aan radio en televisie-programma’s en interviews voor uiteenlopende media. Tevens zal zij in overleg deelnemen aan workshops en/of lezingen ter bevordering van het vakgebied.
• De winnares neemt zitting in de jury van de verkiezing van de Telefoniste van het jaar voor de opvolgende editie.